Як має виглядати ефективний тайм-менеджмент? Правильне планування, розстановка пріоритетів і так званий тайм-менеджмент допоможуть вам не тільки на роботі, але й при організації ваших позаробочих завдань. Дізнайтеся, як правильно планувати свій день, тиждень і місяць. Дізнайтеся про корисні техніки управління своїм часом.
Зміст:
Ефективний тайм-менеджмент — що це означає?
Чи мрієте ви іноді про день, в якому було б 48 годин? Щоденний поспіх, запаморочливий темп життя, безліч обов’язків, довгі години, проведені на роботі, плюс час для сім’ї, спортзалу, домашніх справ і… для себе? Як все це поєднувати?
Для того, щоб відчувати задоволення від життя, планування цілей і тайм-менеджмент повинні бути не просто корпоративною банальністю, яку виголошують на оперативних нарадах на роботі. Методи тайм-менеджменту варто впроваджувати і в особисте життя.
Що ж саме означає це магічне слово «тайм-менеджмент», або управління часом?
Час — це ресурс, який не можна купити. Його також не можна продовжити, повернути назад або зупинити. Ось чому правильний вибір часу для виконання завдань має вирішальне значення для досягнення будь-якої мети, як особистої, так і професійної.
Менеджмент — це про ефективність. Адже йдеться про те, щоб організувати завдання на день, тиждень чи навіть рік таким чином, щоб не витрачати час даремно. Вважається марнотратством, якщо ви не ефективні.
Чому правильний тайм-менеджмент так важливий? Перш за все, це допоможе вам зменшити стрес і тиск з боку колег, а також приборкати хаос завдань. Це призведе до кращої організації вашої роботи, ефективнішого виконання завдань і швидшого досягнення ваших професійних та особистих цілей.
Етапи тайм-менеджменту
Для того, щоб ефективно управляти своїм часом, необхідно розділити його на певні сфери. Це, перш за все
- постановка цілей,
- планування,
- прийняття рішень
- реалізація,
- моніторинг.
На самому початку потрібно поставити цілі, яких ви хочете досягти. Перетворити їх на завдання, які потрібно виконати у визначений термін. Що це означає? Створіть список проектів, яких ви хочете досягти, і сплануйте, коли ви хочете їх завершити.
Наступним кроком буде розміщення цих завдань на часовій сітці. Подумайте — але дуже реалістично — про те, скільки часу у вас може зайняти виконання конкретних завдань. Внесіть їх до календаря.
Етап прийняття рішення полягає в тому, щоб визначити, які завдання є найважливішими і в якому порядку вони повинні бути виконані.
Крок четвертий — розпочати реалізацію завдань у часі. Тепер ви повинні втілити в життя весь попередньо побудований план.
Останній крок — це перевірка ваших припущень. Тут ви відстежуєте, чи все йде за планом. А якщо ні, то з’ясовуєте, що стало причиною цього і чому план не вдався.
Як ви керуєте своїм часом? Техніки тайм-менеджменту
Важко придумати універсальний метод планування та організації. Це пов’язано з тим, що люди мають різні характери та різні системи цінностей. Ось кілька методів управління часом, які ви можете випробувати на собі.
1 Термінове, нетермінове, важливе і неважливе — іншими словами, розставляємо пріоритети
Останніми роками Брайан Трейсі, канадський спікер і автор книги «Тайм-менеджмент», святкує тріумф популярності. Згідно з теорією канадця, найважливішим елементом хорошої організації є встановлення ієрархії завдань. Розділіть все, що вам потрібно зробити протягом дня, на 4 категорії:
На початку дня виконайте найважливіше завдання, яке допоможе вам досягти поставленої мети. Це називається «з’їсти жабу». Це дасть вам відчуття завершеності і дасть імпульс для виконання решти завдань.
2 Передбачте перерви у своєму графіку
Це поширена помилка, яку ми робимо, плануючи свій час — ми не беремо до уваги перерви. А вони дуже важливі! Момент відсторонення та розслаблення на роботі допоможе вам подолати дистанцію. Як наслідок, ви будете виконувати завдання краще та ефективніше. Тому, якщо ви складаєте свій графік, не призначайте 5 зустрічей поспіль. Розбивайте їх 15-хвилинними вікнами, під час яких ви зможете перевести подих.
Більше ніякої багатозадачності
Щоб ефективно та якісно виконати свій план, займайтеся лише одним завданням за раз. Забудьте про багатозадачність. Перестрибування між завданнями і виконання кожного з них частинами насправді забирає у вас більше часу.
4 Контролюйте час
Тримайте в полі зору годинник і відстежуйте, скільки часу вам потрібно, наприклад, на підготовку звіту або, якщо мова йде про домашні справи, скільки хвилин вам потрібно, щоб приготувати вечерю. Вміння відстежувати час допоможе вам краще планувати свій день у майбутньому.
Парето — або 20-80
Згідно з принципом Парето, на який посилається Трейсі, лише 20% завдань повинні впливати на 80% результатів. Тому вам слід зосередитися в першу чергу на тих видах діяльності, які приносять вам найбільшу користь.
6 Баланс між роботою та особистим життям
Щоб працювати ефективно, не витрачайте весь свій час протягом дня на роботу. Тільки правильний баланс між повсякденним життям і роботою забезпечить вам оптимальні умови для вчасного виконання завдань.
7 Тренуйтеся, щоб… краще керувати своїм часом!
Чи знали ви, що регулярні фізичні вправи впливають не лише на фізичну форму, але й на роботу мозку? Якщо ви заплануєте час у своєму графіку для тренувань, ви покращите свою продуктивність на роботі та в особистому житті. Це одна з частин досягнення балансу між роботою та особистим життям. Фізичні вправи можуть позитивно впливати на пам’ять і процес навчання.
Працюйте у власному ритмі
Якщо ви хочете навчитися ефективно планувати свій час, почніть зі спостереження за власними звичками. З’ясуйте, в який час доби ви найбільш продуктивні. Саме тоді ви виконуєте найважливіші завдання, які допоможуть вам досягти поставлених цілей. Якщо ви ранкова пташка, зосередьтеся на тому, щоб виконати всі найважливіші завдання до 12 години дня. Не дозволяйте собі турбувати себе в цей час. Вимкніть всі відволікаючі фактори і зосередьтеся на чомусь одному.
9. делегуйте завдання та будьте напористими
Одна з найпоширеніших помилок ефективного тайм-менеджменту полягає в тому, що ви вважаєте, що маєте робити все самі. Найцінніший урок цього посібника: навчіться делегувати завдання. Це дасть вам більше часу на себе. Не потрапляйте в пастку перфекціонізму. Довіряйте своїм колегам і делегуйте завдання, які може успішно виконати хтось інший. Також будьте напористими на роботі. Не дозволяйте собі нав’язувати речі, які виходять за межі ваших обов’язків і, що важливіше, за межі вашого щоденного графіка.
Відпочивати — це не марнувати час!
Однак тайм-менеджмент також має свої підводні камені. Корпоративне прагнення отримати максимальну вигоду і виконати завдання якнайшвидше може призвести до того, що ви відчуватимете тиск — з боку суспільства, керівника, колег і навіть дружини чи партнера. Відчуття, що ви витрачаєте свій час неефективно, може призвести до серйозного вигорання, наприклад, професійного вигорання, але не тільки.
Ефективний тайм-менеджмент — це, перш за все, забезпечення достатнього відпочинку. Виконання завдань за планом — це спосіб зняти стрес зі своїх плечей і позбутися списку справ, який постійно висить над головою.
Якщо ви плануєте відпустку, післяобідній відпочинок або навіть тренування в спортзалі, не варто вважати, що ви марнуєте час. Розслаблення, відновлення сил, заспокоєння та баланс необхідні для ефективної роботи. Іноді краще відпустити і розслабитися, щоб мати сили для роботи. Саме тому в Європі дедалі частіше обговорюється питання про запровадження 4-денного робочого тижня. Дослідження показують, що збільшення часу відпочинку працівників позитивно впливає на їхню ефективність. Іншими словами — якщо ви відпочили, ви можете зробити стільки ж роботи за 4 дні, скільки зазвичай робите за 5.
Ефективно керуйте своїм часом і досягайте поставлених цілей!
Ефективний тайм-менеджмент допоможе вам досягти поставлених цілей. Він забезпечить вам належну організацію на роботі та в особистому житті. Якщо вам завжди бракує часу, ви недосипаєте і постійно спізнюєтеся, варто переглянути свій розпорядок дня і внести деякі корективи.
